O que a automação por funil faz
A automação por funil envia uma mensagem de WhatsApp para o lead quando ele entra numa coluna do funil pela primeira vez. Cada funil tem uma automação, e cada coluna desse funil pode ter a própria mensagem, ligada ou desligada.
A mensagem sai uma única vez por lead e por coluna. A IDX guarda um registro de “este lead já recebeu a mensagem desta coluna”. Se o lead sai de Em Atendimento e volta para ela depois, nada é enviado de novo.
A automação tem um nome opcional, um funil e, para cada coluna desse funil, quatro coisas: o texto, o número de envio, o estado (Ativada ou Desativada) e a pré-visualização.
Onde fica e quem tem acesso
A automação por funil fica na área Automações, no menu lateral, junto com as mensagens prontas e o chatbot de triagem.
| O que você quer fazer | Permissão necessária |
|---|---|
| Ver o item Automações no menu e abrir a lista | Gerenciar o CRM |
| Ver o botão Novo e criar | Criar no CRM |
| Ligar ou desligar pela lista | Ver o controle pede editar no CRM; gravar pede criar no CRM |
| Excluir | Excluir no CRM |
Quem não pode gerenciar o CRM e abre o endereço da lista é levado para os funis do CRM. Membros recebem essas permissões pelo papel definido em Membros.
A lista de Automações
A lista mostra as três formas de automação juntas: primeiro as automações por funil, depois as mensagens prontas e por último os chatbots de triagem. No topo ficam três números dos últimos 30 dias.
| Número | O que conta |
|---|---|
| Mensagens automáticas | Mensagens por coluna que a IDX mandou para envio. Um lead que recebeu a mensagem de duas colunas conta duas vezes |
| Leads que responderam | Leads diferentes que escreveram no WhatsApp depois de receber uma mensagem automática. Com pelo menos um envio, aparece também a porcentagem |
| Triagens concluídas | Triagens terminadas, com o total de iniciadas embaixo |
Cada linha de automação por funil mostra:
- O nome da automação ou, sem nome, o nome do funil
- A etiqueta do funil e a etiqueta Automação por funil
- Última alteração, com o tempo desde a última mudança, como “há 2 dias”
- O controle Ativada e Desativada
- O menu de ações, com Excluir automação
A linha aparece como Ativada quando pelo menos uma coluna está ligada. Clicar na linha abre a automação para edição.
A busca Buscar automação procura pelo nome do funil e pelo tipo. Ela não procura pelo nome que você deu à automação por funil. Sem resultado, a lista mostra Nenhuma automação encontrada.
Sem WhatsApp conectado, a lista e a tela de criação mostram o aviso WhatsApp desconectado., com o link Conectar WhatsApp, que leva ao Atendimento.
Quando a mensagem é enviada
A mensagem sai quando o lead chega a uma coluna com mensagem ligada, por um dos caminhos que disparam a automação.
| Como o lead chega à coluna | Dispara a mensagem? |
|---|---|
| Lead criado à mão no CRM | Sim, se o lead for novo e a triagem da coluna não começar |
| Lead novo pelo WhatsApp, com a criação automática de leads ligada no número | Sim, na coluna de entrada do funil de entrada, se a triagem não começar |
| Card arrastado para outra coluna no quadro do funil | Sim. Reordenar dentro da mesma coluna não dispara |
| Lead movido de coluna pela página do lead | Sim, junto com a triagem da coluna, se houver |
| Lead transferido para outra coluna do mesmo funil | Sim |
| Lead transferido para outro funil | Sim. O registro de mensagens recebidas é zerado antes |
| Formulário da página pública do imóvel | Sim |
| Integração com a RD Station, pelo envio de leads ou pela importação de contatos | Sim |
| Formulário de anúncio da Meta | Não |
| API da IDX | Não |
| Lead criado a partir de uma conversa no Atendimento | Não |
| Lead movido pelo chatbot de triagem ao concluir | Não |
Condições para a mensagem sair
Mesmo pelo caminho certo, a mensagem só sai se todas estas condições forem verdadeiras:
- A organização tem Automações no plano
- A coluna de destino tem mensagem salva e está Ativada
- O lead tem um contato vinculado
- O lead ainda não recebeu a mensagem dessa coluna
- Existe um número de WhatsApp conectado para o envio, conforme a regra de instância descrita abaixo
Quando o lead é criado à mão e o contato já tinha um lead, a IDX reaproveita o lead existente e não dispara nada.
Se nenhum número estiver conectado, a mensagem não sai e a IDX não marca o lead como notificado. Na próxima vez que ele entrar na coluna, a IDX tenta de novo.
Como criar uma automação por funil
Você cria a automação pelo botão Novo da lista de Automações.
- Abra Automações no menu lateral.
- Clique em Novo. Se a lista estiver vazia, clique em Criar automação.
- Deixe marcado o cartão Automação por funil.
- Escolha o funil no campo Funil. Um funil com o selo Já automatizado abre a automação que já existe.
- Dê um nome em Nome da automação, se quiser.
- Em cada coluna, escreva o texto em Mensagem que será disparada.
- Clique nas fichas de Variáveis para incluir dados do lead, como Nome do lead.
- Escolha o número em Enviar pela instância.
- Troque a coluna para Ativada.
- Clique em Salvar automação.
O que cada campo da tela faz
A tela Criar automação tem o seletor de tipo, a escolha do funil, o nome e um cartão por coluna.
Tipo de automação
Três cartões ficam no topo: Automação por funil, Mensagens prontas e Chatbot de triagem. A Automação por funil vem marcada. Numa automação que já existe, os cartões aparecem apagados e o balão explica: “O tipo de automação é definido na criação e não pode ser alterado.”
Funil
O campo Funil lista os funis da organização. Antes da escolha, a caixa mostra só esse campo e o nome fica travado com o texto Escolha o funil.
Um funil que já tem automação aparece em cinza, com o selo Já automatizado. Escolher esse funil abre a automação existente em vez de criar uma segunda.
Ao escolher o funil, a IDX carrega um cartão para cada coluna, na ordem do funil, já com o que estiver salvo.
Nome da automação
O Nome da automação é opcional. O exemplo do campo é “Ex: Boas-vindas do funil de vendas”. Sem nome, a lista mostra o nome do funil no lugar.
O nome grava sozinho quando você sai do campo, mas só depois que a primeira mensagem de alguma coluna foi salva. Antes disso, ele entra junto com essa primeira mensagem.
Cartão de cada coluna
Cada coluna do funil ganha um cartão com estes campos:
| Campo | O que faz | Padrão |
|---|---|---|
| Coluna | Mostra o nome da coluna. Não é editável | Nome da coluna no funil |
| Enviar pela instância | Define o número de WhatsApp do envio | Instância padrão da organização |
| Ativada e Desativada | Liga ou desliga a mensagem desta coluna | Desativada |
| Mensagem que será disparada | Texto enviado ao lead, com variáveis e emoji | Vazio |
| Pré-visualização da mensagem que será disparada | Mostra o texto com valores de exemplo no lugar das variáveis | “A mensagem aparece aqui como o lead vai receber.” |
O botão de emoji fica no canto do campo de texto e insere o emoji onde está o cursor.
Variáveis
As fichas de Variáveis inserem um código no texto, que vira o dado do lead no envio. São oito:
| Ficha | Código | Exemplo na pré-visualização |
|---|---|---|
| Nome do lead | {{nome_do_lead}} |
João Silva |
| Telefone do lead | {{telefone_do_lead}} |
(11) 91234-5678 |
| E-mail do lead | {{email_do_lead}} |
joao@email.com |
| Origem do lead | {{origem_do_lead}} |
|
| Nome do corretor | {{nome_do_corretor}} |
Carlos Mendes |
| Nome da imobiliária | {{nome_da_imobiliaria}} |
XYZ Imóveis |
| Data atual | {{data_atual}} |
02/04/2026 |
| Hora atual | {{hora_atual}} |
09:30 |
A ficha entra no fim do texto, colada à última palavra, e não onde está o cursor. Depois de clicar, mova o código para o lugar certo da frase.
Como a tela grava
Cada coluna grava sozinha, sem precisar do botão. A gravação acontece quando:
- Você sai do campo de mensagem
- Você troca o número em Enviar pela instância
- Você troca entre Ativada e Desativada
Uma coluna sem texto não é gravada. Se você tentar ativá-la, a IDX volta para Desativada e avisa Escreva a mensagem antes de ativar.
O botão Salvar automação grava de uma vez todas as colunas com texto e o nome. Sem nenhuma coluna com texto e sem nome, ele avisa Nada para salvar ainda. Quando dá certo, aparece Automação salva, com quantas colunas têm mensagem, e a IDX volta para a lista.
O botão Voltar sai da tela sem perguntar. O que já foi gravado sozinho continua salvo.
Por qual número a mensagem sai
A mensagem sai pelo número escolhido em Enviar pela instância, e cada coluna tem a sua escolha.
| Opção | O que acontece | Para ativar, precisa de |
|---|---|---|
| Instância padrão da organização | Sai pelo WhatsApp conectado pela organização no Atendimento | O número da organização conectado |
| Instância do corretor responsável | Sai pelo número do responsável pelo lead. Se ele não tiver número conectado, ou se o lead não tiver responsável, sai pelo número da organização | O número da organização ou o de algum membro ativo conectado |
Quando o lead chega por uma conversa de WhatsApp, a mensagem sai pelo número dessa conversa, qualquer que seja a opção. Se nenhum número estiver conectado no momento do envio, a mensagem não sai.
Ativar uma coluna sem o número exigido mostra Não é possível ativar a automação, com o botão Conectar WhatsApp. Quando só membros têm número e a coluna usa Instância padrão da organização, a IDX explica que é preciso conectar o número da organização ou trocar para Instância do corretor responsável.
Como editar, desligar e excluir
Você edita uma automação clicando na linha dela na lista. A tela Detalhes da automação abre com o que está salvo, o tipo travado e o botão Salvar alterações no lugar de Salvar automação.
- Editar o texto ou o número: grava sozinho, como na criação
- Desligar uma coluna: a mensagem continua salva, só para de sair
- Desligar pela lista: desliga todas as colunas do funil
- Excluir: no menu da linha, Excluir automação pede confirmação com “Excluir a automação do funil”, seguido do nome do funil. As mensagens de todas as colunas são apagadas e param de sair. Não dá para desfazer
Excluir ou editar não muda o registro de quem já recebeu a mensagem. Um lead que já recebeu a mensagem de uma coluna não recebe o texto novo dessa coluna.
O que a automação por funil não faz
A automação por funil envia um texto e só. Ela não tem:
- Atraso programado, como “enviar dois dias depois”
- Envio de e-mail
- Criação de tarefa para o corretor
- Condições, como “só se o lead veio do Instagram”
- Anexo de foto, vídeo ou documento
- Sequência de mensagens na mesma coluna
- Horário de envio. A mensagem sai quando o lead entra na coluna, a qualquer hora
Para fazer perguntas em sequência e mover o lead de acordo, use o chatbot de triagem.
Como a automação por funil se conecta com o resto da IDX
A automação por funil depende do CRM, do Atendimento e do plano. Veja o que conversa com ela e o que não conversa.
- Funis e colunas do CRM: a automação existe por funil, e cada coluna do CRM da IDX tem seu cartão de mensagem. Uma coluna nova no funil aparece como um cartão novo, desligado.
- Roleta de leads: a roleta define o responsável quando o lead é criado. A opção Instância do corretor responsável usa o número dessa pessoa, se estiver conectado.
- Chatbot de triagem: quando o lead é criado na coluna que tem um chatbot ativo e a triagem começa, a mensagem da coluna não sai. Quando você move o lead pela página dele, as duas coisas acontecem: a mensagem da coluna e a triagem.
- Agente de IA: a automação não liga nem pausa o agente. Se o agente estiver ativo no funil, ele continua respondendo o lead normalmente.
- WhatsApp: sem número conectado, nada sai. Na conexão oficial do WhatsApp, a Meta só aceita texto livre até 24 horas depois da última mensagem do cliente.
- Mensagens prontas: usam o mesmo editor e as mesmas variáveis, mas não são enviadas sozinhas. Veja as mensagens prontas.
- Marketing: leads dos formulários de anúncios da Meta não disparam a automação.
- Notificações: o envio não gera aviso no sino da IDX. Salvar e excluir ficam no registro de auditoria.
- Plano: a automação faz parte dos planos Profissional e Avançado. No Essencial, a lista e as telas abrem com o que já existe, mas nada grava: Novo, ligar, desligar e excluir abrem a escolha de plano. Se a organização sai de um plano com Automações, as mensagens já configuradas deixam de sair e os três números da lista ficam em zero.
Veja os recursos de Automações da IDX e compare os planos.
